A Escrita do Inglês para Negócios: Padrão de Ouro
Esteja você trabalhando em um escritório ou em casa, é provável que a maior parte do seu trabalho requer que você se comunique com clientes e partes interessadas através da escrita. Mas aqui está a questão; A maioria dos cursos relacionados a negócios não coloca ênfase suficiente nos padrões de escrita comercial, o que significa que mesmo os empresários mais preparados cometem erros comuns diariamente.
As habilidades sólidas de escrita comercial são cada vez mais importantes na era digital. Aprender os princípios básicos da comunicação escrita eficaz o colocará em uma posição vantajosa sobre seus concorrentes, ajudando você a comunicar-se de forma mais eficaz com seus clientes. Uma melhor comunicação escrita se traduz em melhores relacionamentos, que no mundo dos negócios se traduz em maior sucesso.
Se você falhou nas aulas inglês ou não, você se beneficiará da implementação dessas 10 principais regras de redação de Inglês comercial, que constituem o Padrão de Ouro para as comunicações empresariais profissionais.
1. Saia do jargão Office-Speak (linguajar de escritório)
Seu chefe pode gostar de usar frases de clichê como "pensar fora da caixa" e "pensamento de 360 graus", mas não deixe que essa fala infecciosa de escritório entre em seu trabalho escrito. A escrita comercial deve ser clara e sem ambiguidade; então deixe o jargão para reuniões e conferências de empresas. A última coisa que você quer é que aqueles que lêem seu trabalho sintam que estão lendo um roteiro de um episódio de 'The Office'.
2. Não Tente Demais
É óbvio para um leitor que quando um escritor está tentando muito, é porque eles usam 10 palavras, onde 5 palavras seriam suficientes. Um documento de negócios não é melhor pela quantidade de palavras que você usa ou a tentativa de preencher as páginas com as palavras mais longas no dicionário. Isso parecerá que você está fazendo muito esforço para ser inteligente. Deixe de fora os trava línguas e use frases curtas e declarativas.
3. Preste atenção aos nomes e ao gênero
Não há nada pior do que escrever Sr. para uma Sra., Exceto talvez se soletrarem o nome da pessoa incorretamente. Certifique-se de verificar a ortografia do nome do destinatário e garantir que você tenha o título de gênero correto antes de enviar seu e-mail.
4. Faça E-mails Curtos e Concisos
Ao escrever um e-mail, coloque a questão no primeiro parágrafo. É muito mais provável que você obtenha a resposta que você está procurando se sua idéia ou pergunta for colocada diretamente sem vocabulário desnecessário. Economize tempo chegando direto ao ponto e evitando enrrolação. As pessoas tendem a sentir-se mal por não citarem algumas suavidades antes de chegar ao ponto. Mas este é o mundo dos negócios onde o tempo é dinheiro. Não há necessidade de perguntar sobre o fim de semana do destinatário ou os planos para o almoço. Maximize o potencial do resultado sendo educado, direto e conciso.
5. Contenha Seu Entusiasmo
Você pode estar entusiasmado com suas idéias, mas não deixe sua escrita retratar você como uma criança ansiosa. Evite usar pontos de exclamação em documentos importantes, não importa o quanto você esteja energizado. O mesmo sobre um digitar e-mail; evite assinar com finais peculiares como "Xau", “bjs” ou "Aqui está o nosso sucesso"! Use uma abordagem profissional calma e positiva e você provavelmente receberá uma resposta semelhante.
6. Use Verbos Ativos Sobre Verbos Passivos
Usar verbos ativos auxilia na criação de frases mais profissionais. Por exemplo, em vez de escrever, “O seminário foi liderado por Jack”, escreva: “Jack liderou o seminário”. Este estilo de escrita trará uma vibração mais enérgica e assertiva à sua prosa.
7. Lembre-se: Quem? O que? Quanto? Onde? Porque?
Se você tiver dificuldades com a redação comercial, será melhor escrever essa regra em um post-it e colocá-la em algum lugar da sua mesa. Se você usar todos, no mínimo, você irá cobrir todas as bases que você precisa ao escrever uma proposta, documento de estratégia ou e-mail. Você também pode adicionar um "como" ao final dessa lista. Esta última parte da equação ajudará você a formar seu "chamado de atenção".
8. Ação
As pessoas recebem pilhas de e-mails e documentos a cada semana, e quanto mais alto você chega, mais comunicação por escrito você recebe. Muitas dessas informações são descartadas e incorretamente postas em prática, porque falta à ação. Deixe o destinatário saber exatamente o que fazer com as informações que você forneceu. Eles devem responder? Eles devem passar a informação para outra pessoa? Eles devem decidir? Quanto mais clara for sua ação, maior a probabilidade de receber a resposta esperada.
9. Evite a Paralisia de Decisão
Qualquer profissional experiente dirá que dar ao consumidor muita escolha é algo ruim. As pessoas precisam ser redirecionadas para uma decisão, porque, quando deixadas com várias opções, elas não podem decidir ou demorar muito para decidir. Evite paralisia de decisão, limitando a escolha na sua escrita de negócios.
10. Escreva duas vezes. Verifique duas vezes
Todos os documentos comerciais importantes exigem um processo de edição e revisão. A maneira mais eficaz de fazer isso é a seguinte: Escreva seu primeiro rascunho sem corrigir sua gramática. Agora, revise o rascunho seguindo as dicas acima mencionadas deste post. Agora volte ao documento novamente e verifique se há erros gramaticais e de ortografia. Tire um tempo para refazer suas frases com o melhor de sua capacidade. Se você tiver um dia ou dois antes de enviar seu trabalho, coloque o documento de lado e volte para ele com a mente mais limpa. Revise mais uma vez antes de envia-lo.
JENNIFER FROST – Tradução – Hanna Lelis